Procédure de réception d'une commande en officine : trame

Une procédure de réception transforme une livraison en contrôle reproductible : la même personne, les mêmes gestes, les mêmes marques sur le bon. Sans écrit, chaque réception dépend de l'humeur du jour et de la personne présente au comptoir. Un assistant d'IA aide à écrire cette procédure en trame, à partir de vos pratiques réelles, et à la rendre lisible pour un nouveau collaborateur. Il ne connaît pas votre logiciel de gestion, vos fournisseurs ni vos contraintes de stockage : c'est vous qui les lui donnez.

Ce guide ne fixe aucune règle réglementaire de réception. Les obligations de traçabilité, les rappels de lots et les modalités de stockage sont à vérifier auprès de votre ordre des pharmaciens et des sources officielles de sécurité des produits de santé. La trame ci-dessous est un modèle interne, à valider par le titulaire.

Trois prompts à copier

1. Écrire la trame de la procédure

Tu rédiges une procédure interne d'officine, en trame de deux pages au plus, pour la réception des commandes de [nom du fournisseur ou des fournisseurs].
Étapes actuelles, telles que nous les faisons : [liste en vrac]. Logiciel de gestion : [nom]. Personne responsable : [fonction]. Lieu de stockage : [lieu].
Structure : objet ; champ d'application ; matériel nécessaire ; étapes numérotées (contrôle du bon, contrôle des lignes, contrôle des dates, rangement, anomalies) ; qui fait quoi ; trace à conserver ; date de mise à jour [JJ/MM/AAAA].
Laisse « [à compléter] » tout ce que je n'ai pas donné. Ne crée aucune règle de dates ou de délai que je n'ai pas écrite.

2. Relire une procédure existante

Voici notre procédure de réception actuelle : [texte]. Relève : les étapes qui ne disent pas qui fait quoi, les contrôles manquants pour une livraison ligne par ligne, les points qui doivent être vérifiés auprès de la personne responsable, les termes que le nouveau collaborateur ne comprendra pas.
Ne réécris pas la procédure ; donne la liste.

3. Fiche de contrôle à remplir à chaque livraison

Crée une fiche de contrôle d'une page à remplir à chaque livraison : date, fournisseur, numéro de bon, nombre de colis, lignes (référence, quantité commandée, quantité reçue, écart), dates de péremption relevées, anomalie (oui/non, description), signature. Présente-la en tableau imprimable.

Exemple concret

Une officine reçoit deux livraisons par jour. Sa procédure orale tient en une phrase : « on regarde le bon et on range ». L'assistant transforme ces notes en trame de sept étapes, avec un tableau de contrôle à remplir pour chaque livraison. La titulaire complète les crochets : le logiciel, la personne responsable et le lieu de stockage. Dans la liste de relecture, l'assistant signale que la procédure ne dit pas quoi faire en cas d'écart sur une ligne ni à qui le signaler. La titulaire ajoute la règle, puis fait signer la fiche par chaque personne qui réceptionne.

Les étapes d'une bonne réception

1. Comparer le bon de livraison au bon de commande : fournisseur, numéro, date.
2. Compter les colis et noter les emballages abîmés avant d'ouvrir.
3. Contrôler chaque ligne : référence, désignation, quantité.
4. Relever les dates de péremption et signaler tout produit dont la date est proche.
5. Ranger immédiatement, dans l'emplacement prévu, ce qui est conforme.
6. Mettre de côté ce qui pose question, avec une étiquette et une anomalie notée.
7. Signer le bon et classer la fiche de contrôle.

Ce qu'une procédure évite

• Une erreur de quantité découverte trois jours plus tard, quand le délai de réclamation est passé.
• Un produit rangé sans contrôle de date, qui revient ensuite au rayon.
• Une anomalie notée sur un papier volant, qui disparaît.
• Un nouveau collaborateur qui ne sait pas à qui parler en cas de doute.

Pour écrire la réclamation si une ligne manque, voir le mail de réclamation à un grossiste. Pour accueillir le collaborateur qui apprendra cette procédure, voir le livret d'accueil.

ALMA permet de créer un agent alimenté par les documents que vous lui donnez.

À vérifier

• Les étapes décrivent la pratique réelle de l'officine, pas une version idéale.
• La personne responsable de chaque étape est nommée.
• Les contrôles de date et les rappels de lots suivent les sources officielles à jour.
• La date de mise à jour est renseignée, et la procédure est signée par le titulaire.
• La fiche de contrôle ne contient aucune information sur un patient.
• Les conditions de réclamation sont celles de votre contrat fournisseur.

Garder la procédure vivante

Relisez la procédure chaque année, et à chaque changement de fournisseur ou de logiciel. Notez en fin de document les modifications avec leur date. Une procédure qu'on ne relit jamais finit par décrire une officine qui n'existe plus.

Le conseil pharmaceutique reste l'acte du pharmacien : une procédure de réception organise le travail du stock, elle ne remplace ni la dispensation ni le conseil au comptoir.