Compte rendu de réunion d'équipe en pharmacie : prompt

Un compte rendu de réunion d'officine sert à une seule chose : que chacun sache ce qui a été décidé, qui fait quoi, et pour quand. Il ne reprend pas la discussion, ne note aucun échange sur un patient et ne consigne aucun motif personnel d'absence. Un assistant d'IA transforme vos notes en compte rendu d'une page en quelques secondes, à condition de lui fournir des notes propres et de relire la liste des décisions, qui est la partie la plus importante.

Ce guide ne donne aucune règle de conservation ni de forme légale. Un compte rendu de réunion d'équipe n'a pas de format imposé par ce site ; les obligations liées au dossier du personnel et aux instances représentatives sont à vérifier avec votre conseil. Le modèle de compte rendu général, pour d'autres métiers, se trouve sur le site comptes-rendus.promptum.fr.

Trois prompts à copier

1. Compte rendu à partir de notes

Rédige le compte rendu de la réunion d'équipe de l'officine du [JJ/MM/AAAA], de [heure] à [heure], à partir de mes notes : [notes en vrac].
Structure : date, présents (par fonction, sans nom si je ne donne pas les noms), ordre du jour, décisions (une par ligne), actions (qui, quoi, pour quand), points reportés, prochaine réunion.
Règles : aucune information sur la santé d'une personne, aucun nom de patient, aucun motif personnel d'absence. Si une note touche à un patient, écris « point hors compte rendu » et ne le détaille pas.
Pour chaque action sans responsable ou sans date, écris « à définir ». Ne crée aucune décision que mes notes ne contiennent pas.

2. Liste des actions seule

À partir de ce compte rendu : [texte], fais un tableau de trois colonnes : action, responsable, échéance. Si une colonne est vide, laisse la case vide. Ajoute en dessous les trois actions les plus urgentes.

3. Message d'envoi à l'équipe

Rédige un message de 80 mots au plus pour envoyer le compte rendu à l'équipe : rappel de la réunion, trois décisions principales, lien vers le document [à compléter], demande de relecture avant le [JJ/MM/AAAA]. Vouvoiement, pas de reproche à une personne nommée.

Exemple concret

Une titulaire a noté en quinze lignes une réunion de quarante minutes : nouveau planning de samedi, commande de fournitures à passer, une question sur le rangement de la réserve, et un point sur un patient qui a été évoqué. L'assistant produit un compte rendu d'une page : quatre décisions, trois actions avec responsable et échéance, une action « à définir » pour la réserve, et la mention « point hors compte rendu » à la place du patient. Dans la liste à vérifier, il signale qu'une échéance n'a pas été donnée et que le responsable de la commande n'est pas nommé. La titulaire complète, puis envoie le texte à l'équipe.

Une trame qui marche

• Date, heure, lieu : en tête, sans ambiguïté.
• Présents : par fonction. Les noms suffisent si toute l'équipe le sait.
• Décisions : une ligne chacune, au présent, sans adjectif.
• Actions : un responsable, une échéance. Sans ces deux éléments, l'action n'existe pas.
• Points reportés : avec la date où ils reviennent.
• Relecture : une date limite pour corriger, puis une version figée.

Ce qui ne doit pas figurer

• Un échange sur un patient, même sans nom, même pour illustrer un problème.
• Un motif médical d'absence ou de retard d'un collaborateur.
• Un jugement sur une personne ou une sanction en cours.
• Une information sur un traitement, un produit de santé ou une pratique de conseil.
• Un extrait de notes brutes avec des noms de fournisseurs ou de clients à retirer.

À vérifier

• Chaque décision figure dans les notes d'origine, sans ajout de l'assistant.
• Chaque action a un responsable et une échéance, ou la mention « à définir ».
• Le compte rendu ne contient aucune information de santé ni nom de patient.
• Les présents sont exacts, et le compte rendu est relu par le titulaire.
• Le document est classé au même endroit que les précédents, sur un support accessible à l'équipe seule.
• Les notes brutes sont supprimées ou archivées selon votre procédure interne.

Les notes brutes

Gardez des notes brutes courtes et sans information personnelle. Si la réunion a été enregistrée, informez les participants avant, et retirez les passages sensibles avant de confier le texte à l'assistant. Le plus simple reste de ne pas enregistrer les réunions d'équipe d'une officine.

Pour le planning que l'équipe discute souvent en réunion, voir le planning d'équipe. Pour les règles qui s'appliquent aux données de santé dans l'assistant, voir les données de santé et l'IA.

Le conseil pharmaceutique reste l'acte du pharmacien : une réunion d'équipe organise l'officine, elle ne décide d'aucun conseil à donner à un patient.