Faut-il joindre le nom d'un patient à une réclamation sur un produit manquant ?

Non. Une réclamation fournisseur se fait à partir du numéro de commande, du numéro de bon de livraison et des références produits. Un nom de patient n'a rien à faire dans ce courriel, ni dans l'assistant.

Que faire si le grossiste ne répond pas ?

Relancez par écrit à une date fixée, avec la même référence de commande. Le prompt propose une seconde relance ; vérifiez les conditions contractuelles avec votre fournisseur avant d'aller plus loin.

Réclamer une livraison manquante au grossiste : mail

Une livraison incomplète se règle vite quand le courriel dit trois choses : quelle commande, quoi manque, et ce que vous demandez. Le grossiste lit des dizaines de messages par jour ; un mail qui cite le numéro de commande, la référence et la quantité attendue obtient une réponse plus souvent qu'un message qui raconte la journée. Un assistant d'IA rédige ce type de message en quelques secondes, à condition de lui donner les bons chiffres.

Ce guide ne donne pas de délai de réclamation ni de règle de facturation. Les conditions de livraison, les délais de réclamation et les avoirs figurent dans votre contrat ou vos conditions générales avec le fournisseur : elles sont à vérifier avant d'écrire. Le prompt demande à l'assistant de ne rien inventer sur ces points.

Trois prompts à copier

1. Rédiger la réclamation

Rédige un courriel de réclamation à [nom du grossiste ou fournisseur], service clients, pour une livraison incomplète.
Commande n° [numéro] du [JJ/MM/AAAA], bon de livraison n° [numéro] reçu le [JJ/MM/AAAA].
Lignes concernées (référence, désignation, quantité commandée, quantité reçue) : [tableau].
Ce que je demande : [livraison complémentaire sous [délai à fixer] / avoir / remboursement]. Ton : factuel, vouvoiement, 120 mots au plus. Pas de reproche personnel, pas de menace.
Termine par une phrase qui demande un accusé de réception et une date de réponse. Ne cite aucun article de loi ni de contrat que je ne t'ai pas fourni.

2. Relancer après silence

Le fournisseur n'a pas répondu à ma réclamation du [JJ/MM/AAAA] (commande n° [numéro]). Rédige une relance de 80 mots au plus, qui rappelle les faits en deux phrases, fixe une date de réponse au [JJ/MM/AAAA] et demande le nom de la personne qui suit le dossier.

3. Vérifier un courriel avant envoi

Voici mon courriel : [coller le texte]. Vérifie qu'il contient : le numéro de commande, le numéro du bon de livraison, la liste des références avec les quantités, ce qui est demandé, une date de réponse. Signale toute phrase qui contient une information que je n'ai pas fournie et indique-la entre crochets.

Exemple concret

Une officine reçoit une commande de douze lignes dont trois références manquent. La titulaire donne les numéros, les quantités et la demande d'une livraison complémentaire sous cinq jours ouvrés. L'assistant rédige un courriel de 110 mots avec un tableau des trois lignes, un accusé de réception demandé et une date de réponse. Dans la vérification, il signale que le délai de cinq jours est un souhait de la titulaire, pas une obligation, et qu'il faut le confirmer avec les conditions du fournisseur.

Ce qu'un bon courriel évite

Le mot « scandaleux » ou toute accusation : le fournisseur répond aux faits.
Plusieurs sujets dans un même message : une commande, une réclamation.
Une pièce jointe sans référence dans le corps du texte.
Un nom de patient, une ordonnance scannée ou une information sur un traitement : rien de cela n'est utile pour une livraison.

Pour la procédure qui permet de repérer les manques dès la réception, voir la procédure de réception d'une commande. Pour les affiches à poser en cas de rupture ou de fermeture, voir l'affichage des horaires.

À vérifier

Le numéro de commande et le numéro du bon de livraison, recopiés depuis les documents.
Les quantités attendues et reçues, ligne par ligne.
Le délai demandé : il doit être réaliste et conforme à vos conditions avec le fournisseur.
Le nom du service ou de la personne destinataire.
Les conditions de réclamation et de remboursement, à vérifier dans votre contrat.
Aucune information sur un patient n'apparaît dans le message.

Garder une trace

Gardez une copie du courriel, du bon de livraison et de la réponse dans le dossier de la commande. Une réclamation sans trace écrite se règle plus difficilement en cas de désaccord sur les quantités. Si le fournisseur propose un avoir, vérifiez son montant sur la facture avant de l'accepter.

Le conseil pharmaceutique reste l'acte du pharmacien : une réclamation fournisseur ne touche ni à un conseil, ni à la dispensation d'un médicament.