Livret d'accueil d'un nouveau collaborateur d'officine

Le premier mois d'un collaborateur d'officine se joue sur des détails pratiques : où ranger la blouse, qui ouvre le matin, comment fonctionne le logiciel de caisse, à qui poser une question sur une réception de commande. Un livret d'accueil répond à ces questions une seule fois, au lieu de les répéter à chaque conversation au comptoir. Un assistant d'IA aide à le rédiger à partir de vos notes, de vos procédures et de votre organisation, en gardant un ton simple et lisible.

Le livret ne remplace ni le contrat, ni la formation obligatoire, ni les documents que la loi impose à l'employeur. Ces points sont à vérifier auprès de votre conseil et de votre convention collective. Il ne doit contenir aucune donnée personnelle sur les autres membres de l'équipe, ni information de santé sur quiconque.

Trois prompts à copier

1. Rédiger le livret à partir de vos notes

Rédige un livret d'accueil de six pages au plus pour un nouveau collaborateur d'officine de [ville], en vouvoyant. Poste : [préparateur / adjoint administratif / pharmacien adjoint]. Date d'arrivée : [JJ/MM/AAAA].
Notes de l'équipe : horaires d'ouverture [à compléter], lieu de la pause [lieu], logiciel de gestion [nom], procédures à lire [liste], personne référente [fonction], premiers jours prévus [détail].
Sections : bienvenue ; l'officine et son équipe (fonctions, sans données personnelles) ; les premiers jours jour par jour ; les procédures à lire ; qui contacter pour quoi ; les points à vérifier avec le titulaire.
Laisse « [à compléter] » tout ce que je n'ai pas donné. N'écris aucune règle de droit du travail.

2. Plan des premiers jours

Propose un plan de la première semaine d'un préparateur qui arrive dans une officine de [nombre] personnes. Pour chaque jour : un temps au comptoir accompagné, un temps de lecture de procédure, un point avec la personne référente. Présente-le en tableau à trois colonnes : jour, objectif, personne qui accompagne. Pas de liste de tâches au-delà de ce que je fournis.

3. Questions à poser à la fin du premier mois

Rédige cinq questions pour un point de fin de premier mois avec un nouveau collaborateur : ce qui a été clair, ce qui ne l'a pas été, les procédures à reprendre, les besoins de formation, les questions restées sans réponse. Une ligne chacune, sans question sur la santé ou la vie privée.

Exemple concret

Une officine accueille une préparatrice le lundi. La titulaire donne les horaires, le nom du logiciel, la liste des cinq procédures à lire et le nom de la personne référente. L'assistant produit un livret de cinq pages : un mot de bienvenue de 60 mots, un plan jour par jour sur la semaine, la liste des procédures avec la date de mise à jour, et une page « qui contacter pour quoi ». Dans la relecture, il note que la pause déjeuner et les modalités de remise des badges ne sont pas précisées. La titulaire les complète avant l'impression.

Ce qui doit figurer dans le livret

• Les horaires et le lieu de travail, avec les accès.
• Le nom des personnes référentes, et leur rôle en une ligne.
• Les procédures à lire avant le premier jour au comptoir, avec leur date de mise à jour.
• Le fonctionnement du logiciel de gestion : où se trouve quoi, qui aide.
• Les règles de confidentialité de l'officine : ce qui ne se dit pas en dehors de l'équipe, en particulier sur les patients.

Pour l'organisation des premiers jours dans le planning, voir le planning d'équipe. Pour la procédure de réception qu'il doit apprendre tôt, voir la procédure de réception d'une commande.

Pour les livrets d'accueil d'entreprise en général, voir aussi le livret d'accueil d'un salarié.

À vérifier

• Les horaires, le lieu, l'accès et le nom du logiciel, relus sur place.
• Les personnes référentes et leur disponibilité réelle.
• La liste des procédures, avec leur version à jour.
• Les documents remis le premier jour, à vérifier avec votre conseil.
• Aucune donnée personnelle d'un membre de l'équipe dans le livret.
• Le ton : accueillant, sans promesse sur l'évolution de carrière.

Ce que le livret ne dit pas

Il ne parle pas de salaire, ni de conditions particulières de contrat : elles figurent dans le contrat de travail et la convention collective. Il ne fixe pas de règle sur la santé ou les absences ; ces sujets se traitent directement avec le titulaire.

Un livret qui reste utile

Demandez au nouveau collaborateur de noter, pendant sa première semaine, ce qui manque dans le livret. Corrigez-le ensuite. Un livret mis à jour après chaque arrivée devient vite le meilleur document de l'officine pour la formation.

Le conseil pharmaceutique reste l'acte du pharmacien : le livret apprend les gestes et les procédures de l'officine, il ne forme pas au conseil de santé, qui relève du pharmacien.