Lettre d'information aux clients d'une pharmacie : prompt

Une lettre d'information d'officine sert à garder le lien avec les clients : les nouveautés de l'équipe, les horaires de la période, un événement de quartier, une information pratique. Elle doit rester sobre. Ce n'est pas un support de conseil de santé, ni un canal de promotion de médicaments, et elle ne doit jamais révéler qu'une personne précise est cliente ou patiente. Un assistant d'IA aide à rédiger le texte et à garder un ton simple ; il ne doit recevoir aucune liste de clients ni aucun historique d'achat.

Le consentement n'est pas un détail : une lettre envoyée sans accord expose l'officine à une plainte. La CNIL recommande de ne pas partager de données personnelles dans un service d'IA grand public ; l'envoi lui-même suit des règles de consentement qui sont à vérifier sur le site de la CNIL avant le premier envoi. Ce guide ne donne pas ces règles de mémoire.

Trois prompts à copier

1. Rédiger la lettre du mois

Rédige une lettre d'information mensuelle de [nombre] mots au plus pour les clients de l'officine [nom], [ville], qui ont donné leur accord.
Contenu : un mot de la titulaire (3 lignes) ; les horaires de [mois] [à compléter] ; une nouvelle de l'équipe [détail, sans information personnelle] ; un événement [date, lieu, objet] ; une information pratique [ex. comment préparer une ordonnance pour un renouvellement, si c'est une information d'organisation].
Ton : chaleureux, vouvoiement, phrases courtes. Aucun conseil de santé, aucun nom de médicament, aucune promotion, aucune remise chiffrée.
Termine par le lien de désinscription [à compléter] et la phrase : « Vous recevez cette lettre parce que vous avez accepté de la recevoir. »

2. Vérifier la lettre avant envoi

Voici ma lettre : [texte]. Relève : toute phrase qui pourrait être lue comme un conseil de santé, toute mention de médicament ou de traitement, toute phrase qui laisse croire qu'une personne est cliente ou patiente, toute promotion, toute absence du lien de désinscription. Propose une formulation neutre pour chacune, entre crochets.

3. Message court pour un événement en boutique

Rédige un encart de 60 mots pour la lettre : événement à l'officine le [JJ/MM/AAAA] de [heure] à [heure], [objet : journée portes ouvertes, rencontre avec l'équipe]. Pas de promesse, pas de produit mis en avant, une seule invitation.

Exemple concret

Une officine veut annoncer l'arrivée d'une nouvelle préparatrice et une journée portes ouvertes. La titulaire donne ces deux informations, la date, le lien de désinscription et la liste des personnes qui ont accepté de recevoir la lettre. L'assistant rédige une lettre de 180 mots en trois blocs : un mot d'accueil, l'encart de la journée portes ouvertes, les horaires du mois. Dans la liste à vérifier, il note que la photo de la nouvelle collaboratrice doit recevoir son accord écrit et que la phrase sur l'accord des destinataires doit correspondre à la façon dont l'accord a été recueilli.

Ce qu'une lettre sûre ne contient pas

• Une liste de clients, des noms, des adresses, des historiques d'achats : l'assistant n'en a pas besoin.
• Un nom de médicament, une campagne de prévention ou un « conseil du mois ».
• Une remise, une offre ou une promotion sur un produit de santé.
• Un témoignage de patient ou une situation de santé, même anonymisée.
• Une lettre envoyée à une adresse dont l'accord n'est pas tracé.

Pour les posts qui reprennent les mêmes informations, voir les publications sur les réseaux sociaux. Pour l'affiche de la porte, voir l'affiche de fermeture et d'horaires.

À vérifier

• Le consentement des destinataires, et la façon dont il a été recueilli, selon les règles de la CNIL.
• Le lien de désinscription, qui fonctionne et se trouve dans chaque envoi.
• Les horaires et les dates, relus sur le planning réel.
• L'absence de toute information de santé dans le texte.
• L'accord écrit des personnes photographiées, salariés compris.
• L'identité de l'expéditeur, qui doit être reconnaissable.

Une liste d'envoi propre

Gardez la liste d'envoi séparée de tout logiciel de dossier patient. Ne l'exportez jamais vers l'assistant. Supprimez les adresses de ceux qui se désinscrivent, sans délai. Une liste tenue proprement se gère mieux qu'une liste qu'on recopie à la main.

Le conseil pharmaceutique reste l'acte du pharmacien : une lettre d'information ne donne aucun conseil de santé et ne remplace jamais la discussion au comptoir.